Dinamika Kelompok

Tulisan ini membahas prinsip-prinsip dan cara bekerja bersama dalam/ dengan kelompok, atau bekerja secara berkelompok; yang sekarang lebih dikenal dengan istilah “Dinamika Kelompok” (group dynamics).  Kelompok dalam pengertian ini bisa saja merupakan suatu kelompok kerja kecil, suatu acara pertemuan atau rapat rutin, atau suatu seminar lokakarya perencanaan program/proyek perencanaan jangka panjang.

  

PENTINGNYA DINAMIKA KELOMPOK YANG POSITIF DALAM KERJASAMA

Mengamati berbagai ciri dan tujuan program pada dasarnya dapat disimpulkan bahwa hampir setiap program pembangunan cenderung memerlukan pelaksanaan kegiatan dalam bentuk kerja kelompok.  Karena itu para pelaksana dan pengelola kegiatan pembangunan penting memahami perbedaan antara kelompok kerja yang efektif dengan yang tidak efektif; mengenali berbagai keterampilan, pengetahuan, dan faktor-faktor motivasi yang mendorong terbentuk-nya kerja kelompok yang lebih berhasil.

UNSUR-UNSUR PENENTU EFEKTIVITAS KELOMPOK

Daftar pada halaman berikut menyajikan beberapa ciri dasar suatu kelompok kerja dengan dinamika yang efektif dan tidak.  Daftar ter-sebut karenanya dapat digunakan untuk menguji dinamika suatu kelompok kerja.

Doyle dan Strauss meringkas sekumpulan kaidah tentang pertemuan-pertemuan kelompok kerja yang efektif, sebagai berikut :

1.         Semua orang memiliki pandangan yang sama terhadap tujuan pertemuan,

2.         Semua orang mementingkan dan mengetahui dengan jelas ukuran keberhasilan pertemuan,

3.         Semua orang bertanggungjawab atas keterbukaan, kelancaran dan kesesuaian jalannya pertemuan,

KELOMPOK EFEKTIF & TIDAK EFEKTIF

TIDAK EFEKTIF		EFEKTIF
	TUJUAN 1 - 2 - 3 - 4 - 5
Kabur, serba berdasarkan anggapan, para anggota ber-beda pemahaman.		Jelas, tersurat disetujui semua anggota.
	IKLIM
Tidak mendengarkan pendapat orang lain, banyak pemotongan pembicaraan, saling bersaing.	1 - 2 - 3 - 4 - 5	Semua saling mendengarkan dan menghargai pendapat orang lain.
	KETERBUKAAN
Menutup-nutupi kebutuhan se-benarnya.	1 - 2 - 3 - 4 - 5	Menyatakan kebutuhan dan keinginan terus terang.
	PERAN SERTA
Banyak yang tutup mulut dan ada beberapa orang yang mendominasi pembicaraan.	1 - 2 - 3 - 4 – 5	Sumbang saran merata dari semua anggota.
	PERASAAN
Menutup-nutupi perasaan se-benarnya	1 - 2 - 3 - 4 – 5	Menyatakan perasaan secara terbuka.
	PENGARUH
Sebagian kecil mencoba me-nekankan kekuasaannya yang lain disepelekan.	1 - 2 - 3 - 4 – 5	Semua memiliki kewenangan yang sama.
	KEPEMIMPINAN
Terpusat pada seorang pe-mimpin.	1 - 2 - 3 - 4 – 5	Dilimpahkan pada mereka yang menguasai masalah.
	ISI
Sering menyimpang dari pokok persoalan.	1 - 2 - 3 - 4 – 5	Perhatian tetap terpusat pada pokok persoalan.
	PROSES
Tidak dibahas dan disetujui bersama terlebih dahulu.	1 - 2 - 3 - 4 – 5	Dibahas dan disetujui bersama dahulu.
	PERAN
Peran setiap orang tidak jelas dan tidak disepakati lebih dahulu.	1 - 2 - 3 – 4 – 5	Peran setiap orang jelas dan disepakati lebih dahulu.
	PERTENTANGAN
Konflik dihindari atau malah di-biarkan cenderung merusak.	1 - 2 – 3 - 4 – 5	Konflik ditoleransi dan diatasi secara kreatif.
	SUASANA
Tak ada dorongan dan per-lindungan bagi setiap pen-dapat.	1 - 2 – 3 - 4 – 5	Setiap orang didorong dan dilindungi pendapatnya.

4.       Semua orang bertanggungjawab melindungi yang lain dari serangan yang bersifat pribadi,

5.       Peran dan tanggungjawab setiap orang diterangkan secara jelas dan disepakati bersama.

Apa yang dirangkum oleh Doyle dan Strauss itu pada dasarnya merupakan suatu kumpulan kaidah umum yang akan membantu mengembangkan kelompok agar dapat bekerja secara efektif.  Doyle dan Strauss menamakannya sebagai “Interaksi Baru”.

 EMPAT PERANAN DALAM PERTEMUAN EFEKTIF

Penelitian tentang proses berkelompok menunjukkan bahwa terdapat banyak alasan mengapa pemimpin-pemimpin resmi suatu kelompok kerja sering gagal dalam mengelola acara-acara pertemuan kelompok-nya secara efektif tanpa bantuan sama sekali.

Pertama, telah terbukti bahwa sumbangsih pemikiran atau pendapat dan saran dari pemimpin kelompok biasanya disetujui atau ditolak oleh para anggota bukan atas dasar penilaian objektif, tapi lebih karena faktor hubungan pribadi antara sang pemimpin dengan anggotanya.

Kedua, ternyata terlalu banyak hal yang terdapat dan terjadi dalam suatu acara pertemuan, sehingga tidak mudah memastikan apakah suatu pertemuan benar-benar telah memenuhi lima kaidah pokok yang membuatnya menjadi efektif, seperti yang dikemukakan oleh Doyle dan Strauss.  Karena itu Doyle dan Strauss juga menyarankan perlunya peran-peran baru dalam acara-acara pertemuan kelompok.  Peran-peran baru ini setelah dicobakan beberapa kali dalam pertemuan-pertemuan kelompok, ternyata memang cukup berhasil.  Saran Doyle dan Strauss adalah bahwa selain dua peran tradisional pemimpin dan anggota kelompoknya, juga perlu ada dua peran baru lainnya,yakni sebagai :

1.       Fasilitator :

Berperan sebagai “polisi lalu-lintas” komunikasi yang netral.  Ia membantu siapa saja untuk memusatkan perhatian mereka pada isi pokok pertemuan dan cara bagaimana pertemuan mesti berlangsung. Ia pun bertanggung jawab untuk menjamin terjadi-nya pertukaran informasi dan pendapat secara imbang dan merata di antara semua anggota, dan melindungi mereka dari serangan-serangan yang sifatnya pribadi.

2.       Pencatat :

Membantu fasilitator agar tetap memusatkan perhatiannya pada isi pokok pembicraan dengan cara mencatat apa yang terjadi selama pertemuan berlangsung, sehingga setiap orang dapat melihat apa saja yang telah mereka percakapkan dan ke arah mana pembicaraan berlangsung.

Baik fasilitator maupun pencatat harus sadar benar bahwa mereka tidak akan mempengaruhi pokok pembahasan pertemuan selagi mereka menjalankan perannya itu.  Artinya, dapat saja mengajukan pendapat sendiri sebagai fasilitator atau pencatat tetapi jangan memaksakan agar pendapatnya diterima oleh para peserta pertemuan.

 PENERAPAN METODA INTERAKSI BARU

Metoda Interaksi Baru yang diperkenalkan oleh Doyle dan Strauss telah dicobakan beberapa kali pada acara -acara pertemuan kelompok dan ternyata memang berhasil baik jika bisa dipadukan dengan tata cara pertemuan yang lazim dan biasa digunakan selama ini.  Metoda ini terdiri dari tiga jenis/tahap acara kegiatan dan materi acara, yakni :

Ø   Untuk menyampaikan informasi :

Acara pertemuan seperti ini tidak dimaksudkan untuk mengambil keputusan, tetapi semata-mata menyampaikan penjelasan atas suatu informasi.  Hal itu ditegaskan dalam agenda acara sejak awal.  Pertemuan memang merupakan cara terbaik untuk ber-hubungan dengan banyak orang sekaligus pada suatu saat.

Ø   Untuk analisis dan penampungan saran :

Acara pertemuan seperti ini dilaksanakan terutama karena pemerakarsa pertemuan tidak memiliki informasi yang cukup memadai untuk mengambil suatu keputusan.  Pertemuan di-laksanakan untuk mencari masukan dari orang lain dalam kelompok sebagai dasar untuk membuat keputusan yang diperlukan.

Ø   Untuk mengambil keputusan :

Acara pertemuan seperti ini dimaksudkan untuk mengambil suatu keputusan tertentu.  Tujuan pertemuan sebaiknya dicantumkan dalam agenda pertemuan dan ditegaskan sejak awal acara.  Umumnya, bentuk jenis pertama (menyampaikan informasi), adalah pertemuan yang tidak memerlukan banyak perubahan dari format pertemuan yang tradisional dan lazim.  Pemimpin resmi pertemuan akan menjadi ketua acara dan para anggota mendengarkan informasi serta penjelasan yang disampaikannya.  Mungkin ada acara tanya-jawab untuk meyakinkan sang pemimpin bahwa informasi tersebut sudah difahami dengan jelas oleh para anggotanya.

 MEMPERKENALKAN METODA INTERAKSI BARU

Format pertemuan dengan Metoda Interaksi Baru nampaknya mulai diperlukan jika suatu kelompok kerja ingin melaksanakan pertemuan jenis kedua (analisa dan menampung saran) dan jenis ketiga (mengambil keputusan).  Tanpa terlalu banyak basa-basi, pemimpin kelompok dapat langsung memulai acara pertemuan dengan menyatakan misalnya sebagai berikut :

“Saudara-saudara saya akan mencoba suatu pendekatan baru dalam pelaksanaan acara pertemuan kita kali ini.  Saya tidak ingin kedudukan saya menghalangi anda semua mengajukan pendapat dan saran yang sangat berharga dan kita butuhkan.  Karena itu , saya akan menyerahkan pimpinan pertemuan ini kepada Ny. Wahyu yang memang sangat memahami persoalan yang akan kita bicarakan dan akan sangat membantu kita semua mendapatkan suatu pengertian yang lengkap dan utuh tentang masalah tersebut.  Saya harap saudara-saudara mengajukan saran tentang apa yang dapat kita lakukan untuk mengatasi masalah ini.  Saya sendiri menyarankan agar bagian acara ini diberi waktu paling sedikit setengah jam, sesudah itu nanti, baru saya akan kembali memimpin acara pada saat perumusan keputusan terakhir.

Segera setelah menyampaikan hal tersebut, pemimpin kelompok mempersilahkan Ny. Wahyu memfasilitasi pertemuan.

 MEMPERKENALKAN PERAN FASILITATOR

Ketika fasilitator pertemuan (Ny. Wahyu) mengambil tempat sebagai pemimpin acara pertemuan, ia memperkenalkan dirinya dan peran yang akan dijalankannya, maka ia akan mengatakan sesuatu, misalnya seperti ini :

“Terimakasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk memimpin acara pertemuan ini sebagai fasilitator.  Terus terang, saya belum pernah menjadi fasilitator sebelum ini, jadi saya agak gugup juga, meskipun saya sangat ingin mengetahuinya dan karena itu berani mencobanya sekarang.  Sebagaimana saya ketahui, saya akan bertugas melayani anda semua, dan saya harus bersikap netral untuk itu.  Tugas saya yang pokok antara lain adalah membantu memastikan bahwa setiap orang dari kita berbicara, bahwa tak seorangpun diperbolehkan diserang atau menyerang secara pribadi, dan bahwa kita semua memang memusatkan perhatian kita pada inti pokok persoalan yang kita bicarakan.  Saya akan dibantu oleh Sdr. Mufid yang akan bertindak sebagai pencatat.  Sdr. Mufid akan terus mencatat semua pokok-pokok pembicaraan kita di papan tulis selagi kita semua sedang berbicara.  Dia juga akan bersikap netral seperti saya, dan kami berdua meminta umpan-balik anda sekiranya anda lihat kami nampak memihak.  Saudara-saudara, hal penting lainnya adalah bahwa saudara ketua telah memberikan jaminan pada saya agar ia diperlakukan sama seperti yang lainnya sebagai anggota pertemuan, dan saya harap kita semua memperlakukannya demikian...”

Kemudian, fasilitator pertemuan (Ny. Wahyu) melanjutkan ke pokok acara :  Pembahasan permasalahan.  Dalam hal ini setiap orang hendaknya belajar dari pengalaman dan, jika ada waktu, adakan umpan-balik terhadap penampilan Ny. Wahyu sebagi fasilitator pada akhir acara.

Fasilitator, seperti Ny. Wahyu, sebaiknya memang berasal dari anggota kelompok itu sendiri.  Fasilitator dari luar anggota kelompok juga dimungkinkan, terutama jika setiap anggota merasa sangat terikat dengan pokok permasalahan pertemuan dan tak seorangpun ingin kehilangan kesempatan untuk terlibat dalam pembicaraan yang seru dalam pertemuannya nanti.

 APA YANG DICATAT OLEH PENCATAT ?

Seorang pencatat, idealnya memahami latar belakang masalah yang dibicarakan agar ia tidak kehilangan arah ketika mencatat pokok-pokok pembicaraan setiap orang.  Ia pun harus kreatif meringkas pembicaraan setiap orang dengan mencatat inti pembicaraan, sekaligus mengelompokkannya secara cepat (dalam kolom-kolom atau di bawah judul-judul khusus yang telah disiapkan di papan tulis).  Penggunaan berbagai spidol (kapur) berwarna, secara teknis akan membantu mengorganisir dan menyistematisasi isi dan arah pembicaraan.  Insial (huruf depat) nama para anggota yang bicara dapat dicantumkan pada catatan pembicaraannya masing-masing untuk mempermudah nantinya mengenali kembali siapa bicara apa, karena fasilitator sering perlu bertanya kembali apa yang pernah disampaikan oleh seorang anggota untuk dibandingkan dengan pendapat anggota lainnya, justeru setelah pembicaraan berlangsung lama dan rumit.

PENATAAN RUANG PERTEMUAN

Bentuk penataan ruang acara pertemuan yang ideal juga diperlukan untuk dapat melaksanakan Metoda Interaksi Baru.  Orang-orang duduk membentuk setengah lingkaran menghadap ke panel-panel kertas (papan tulis) di mana petugas pencatat merekam semua pokok pembicaraan sepanjang acara pertemuan berlangsung.  Fasilitator berdiri pada satu sisinya menghadap kelompok.  Pemimpin resmi atau Ketua Kelompok juga duduk di tengah formasi setengah lingkaran tersebut, sama seperti anggota yang lainnya dan menjadi bagian dari mereka.  Pengamatan menunjukkan bahwa bentuk tatanan ruang seperti ini mampu menghindari adanya pemusatan perhatian pada seseorang tertentu, karena mata setiap orang teralihkan penuh ke arah catatan-catatan yang terekam pada panel (papan tulis).  Dengan cara demikian setiap orang senantiasa akan memperhatikan perkembangan pembicaraan yang terjadi langsung pada catatan yang ada, sehingga dengan mudah pula mereka akan mendukung atau menyanggah suatu pendapat, termasuk meninjau kembali pendapatnya sendiri dan membandingkannya dengan pendapat orang lain.  Cara seperti ini akan sangat mengurangi “overacting” segelintir anggota yang akan sangat mengganggu kelancaran jalannya acara pertemuan.

18 LANGKAH PERTEMUAN LEBIH AKTIF

Doyle dan Strauss memberikan usulan 18 langkah pelaksanaan pertemuan lebih efektif sebagai berikut :

 Sebelum pertemuan

1.         Rencanakan dengan secara cermat pertemuan yang akan di-laksanakan, menyangkut apa yang dibicarakan, kapan, di mana, mengapa pertemuan perlu dilakukan, siapa yang harus hadir, berapa banyak peserta yang perlu diundang dan seterusnya.

2.         Siapkan ikhtisar isi acara (agenda) pertemuan.  Kirimkan bersama undangan sehingga setiap orang yang diundang berkesempatan untuk memahami segala sesuatu tentang pertemuan itu sebelum mereka hadir.  Pahami setiap mata acara dalam agenda tersebut.  Mana yang berupa informasi, analisis dan saran, dan apa yang harus diputuskan oleh rapat.  Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk setiap bagian dan bagian mana yang akan diberi prioritas waktu lebih banyak daripada bagian lainnya.

3.       Jika anda yang bertanggung jawab sebagai pemimpin acara pertemuan, maka datanglah lebih cepat dari yang lain, lalu aturlah ruangan acara pertemuan dalam formasi setengah lingkaran menghadap panel-panel (papan tulis) pencatatan.

Jadwal Pertemuan

4.       Mulailah buka acara pertemuan tepat pada waktunya.  Hargai mereka yang datang tepat pada waktunya, dan jangan terlalu menghormati mereka yang terlambat dengan menunda-nunda pelaksanaan pertemuan menantikan kehadiran mereka.

5.       Mintalah peserta memperkenalkan diri dan menyatakan harapan-harapan mereka terhadap pertemuan ini.

6.       Tinjaulah secara umum agenda acara yang sudah ada, lalu beri penjelasan adanya 4 peranan (Ketua, Fasilitator, Pencatat, Anggota) untuk membuat pertemuan berlangsung lancar, dan tunjukkan siapa yang akan menjalankan setiap peranan tersebut pada setiap bagian atau mata acara nanti.

7.       Jika perlu, berdasarkan kesepakatan bersama, tinjau dan per-baharui kembali susunan acara yang ada.

8.       Tetapkan dan sepakati bersama penjatahan waktu untuk setiap bagian atau mata acara.  Mulailah dengan bagian yang men-dapatkan prioritas jatah waktu terbanyak (bagian yang dianggap paling penting)

9.       Tinjau kembali hasil-hasil pertemuan sebelumnya dan kaitkan dengan isi dan maksud pertemuan kali ini jika memang relevan.

Selama Pertemuan

10.     Pusatkan perhatian pada satu masalah yang sedang dibicarakan pada saat tersebut secara bersama-sama.

Akhir Pertemuan

11.     Tinjau kembali seluruh hasil pembicaran dan tekankan pada keputusan-keputusan yang menuntut adanya tindak lanjut. Pastikan bahwa setiap orang tahu apa yang mesti ia kerjakan dan kapan.

12.     Tinjau kembali catatan-catatan pembicaraan yang dianggap perlu untuk menjelaskan atau mempertegas keputusan-keputusan tersebut.

13.     Tetapkan tempat dan tanggal pertemuan berikutnya dan kembangkan suatu ikhtisar agenda pendahuluan untuk itu.

14.     Tinjau dan nilai bersama teknis pelaksanaan (proses) pertemuan dan rencanakan perbaikan-perbaikan yang diperlukan pada pertemuan berikutnya.

15.     Tutup acara pertemuan dengan singkat dengan ungkapan positif.

16.     Bersihkan dan atur kembali ruang pertemuan seperti semula.

Setelah Pertemuan

 17.     Siapkan catatan hasil-hasil pokok pertemuan untuk kemudian diedarkan kepada semua yang hadir dalam pertemuan.

18.     Tindak-lanjuti keputusan-keputusan yang memang menghendaki adanya tindak lanjut tersebut, lalu mulai lagi persiapkan rencana pertemuan berikutnya.

 JALANKAN PERAN ANDA SECARA AKTIF

Tidaklah jadi soal apa peran yang dijalankan oleh seseorang dalam suatu acara pertemuan kelompok :  apakah sebagai pemimpin, fasilitator, pencatat, atau anggota biasa saja.  Tindakan setiap peserta pertemuan akan sangat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pertemuan itu.  Tidak berarti bahwa status peran tidak penting, tetapi bagaimana peran itu dijalankan.

 * Materi pelatihan Comdev oleh CFCD